Mieteranfragen in Minuten statt Tagen beantworten — automatisiert mit KI
Für Hausverwaltungen, die täglich hunderte Anfragen aus E-Mail, WhatsApp und Telefon bearbeiten. Unsere KI nimmt jede Anfrage an, kategorisiert sie, beantwortet Standardfälle direkt und erstellt bei Schäden das Ticket für den Handwerker – in Ihrer bestehenden Software-Landschaft.
Kein Softwarewechsel · EU-Hosting · DSGVO-konform
Mieteranfrage · E-Mail
SchadensmeldungHeizung im 2. OG bleibt kalt, Thermostat reagiert nicht.
KI-Antwort · automatisch
ErledigtTicket #4821 erstellt, Handwerker Sanitär Nord informiert. Mieter hat Terminvorschlag erhalten.
Mieteranfrage · WhatsApp
NebenkostenFrage zur Nebenkostenabrechnung 2024, Position Hausmeister.
Der Aufwand liegt nicht in den schwierigen Fällen — sondern in der Wiederholung.
Postfach als Engstelle
Anfragen kommen über E-Mail, Telefon und WhatsApp – und werden manuell sortiert, weitergeleitet, nachgefasst.
Reaktionszeit in Tagen
Standardfragen liegen tagelang, obwohl die Antwort immer dieselbe ist. Mieter rufen nach.
Zuordnung von Hand
Schadensmeldungen werden manuell erfasst, Handwerker per Telefon koordiniert, Vorgänge gehen unter.
Automatisierte Bearbeitung von Mieteranfragen
Ein Ablauf, drei Ausgänge: direkte Antwort, Ticket an den Handwerker oder saubere Übergabe an den zuständigen Mitarbeiter.
Anfrage kommt rein
E-Mail, WhatsApp oder Telefon-Transkript werden zentral entgegengenommen – rund um die Uhr.
KI kategorisiert
Schadensmeldung, Vertragsfrage, Nebenkostenfrage oder Notfall – inklusive Objekt- und Mieterbezug.
Antwort, Ticket oder Übergabe
Standardfälle werden direkt beantwortet, Schäden als Ticket an den Handwerker, komplexe Fälle sauber an den zuständigen Mitarbeiter.
Anfragetypen, die die KI übernimmt
- Schadensmeldung mit Foto und Objektzuordnung
- Fragen zur Nebenkostenabrechnung
- Vertrags- und Kündigungsfragen
- Terminanfragen und Rückrufbitten
- Notfälle mit sofortiger Eskalation
- Bescheinigungen und Dokumentanforderungen
Notfälle wie Wasserschaden oder Heizungsausfall werden erkannt und sofort eskaliert – nicht in die Warteschlange gestellt.
Was sich messbar verändert
Richtwerte aus der Praxis – Ihr individueller Wert wird in der Analysephase ermittelt.
Entlastung pro Woche
8-18 Std.
Routineanfragen, die nicht mehr auf dem Schreibtisch landen.
Reaktionszeit
Tage → Minuten
Antwort oder Ticket unmittelbar nach Eingang der Anfrage.
Verlorene Anfragen
10-20 %
Jeder Vorgang wird erfasst, kategorisiert und zugeordnet.
Weitere Automatisierungen
Aufbauend auf demselben Fundament – in der Regel nach dem ersten produktiven Anwendungsfall.
Lead-Qualifizierung & Terminkoordination
Für Neuvermietungen und Objektübernahmen: Anfragen vorqualifizieren, Termine automatisch abstimmen.
Instandhaltungsmeldungen
Foto rein, Kategorisierung, Ticket, Handwerkerzuweisung – ohne manuelle Erfassung.
KPI-Dashboard & Reporting
Auswertungen zu Anfragevolumen, Bearbeitungsdauer und offenen Vorgängen, automatisiert erzeugt.
Automatisiertes Mahnwesen
Fristen überwachen, Stufen auslösen, Schreiben vorbereiten – nachvollziehbar dokumentiert.
Mieterdaten bleiben in der EU. Ihre Software bleibt, wie sie ist.
EU-Hosting
Verarbeitung und Speicherung ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der EU.
DSGVO-konform
Datenminimierung, definierte Löschfristen, dokumentierte Verarbeitungszwecke.
AVV inklusive
Auftragsverarbeitungsvertrag wird vor Projektstart abgeschlossen.
Wir arbeiten mit Ihrer bestehenden Verwaltungssoftware zusammen – kein Systemwechsel, keine Migration.
- Immoware24
- DOMUS
- Wodis Yuneo
- casavi
So läuft die Zusammenarbeit ab
- 01
Erstgespräch
30 Minuten: Prozesse, Volumen, Software-Landschaft.
- 02
Analyse
Wir sichten reale Anfragen und definieren die Automatisierungsfälle.
- 03
Umsetzung
Aufbau, Anbindung an Ihre Kanäle, Training auf Ihre Antwortlogik.
- 04
Live-Gang
Start mit Freigabe-Modus, danach schrittweise Automatisierung.
- 05
Laufende Betreuung
Monitoring, Nachschärfen der Kategorien, neue Anwendungsfälle.
30 Minuten, um zu prüfen, ob sich Automatisierung für Ihre Verwaltung rechnet.
Wir sehen uns Ihr Anfragevolumen und Ihre Prozesse an und sagen offen, welche Fälle sich automatisieren lassen – und welche nicht.